ChiaraL’avanzamento delle tecnologie digitali ha introdotto negli ultimi anno numerose novità ed innovazioni nel settore della rilevazione delle presenze dei dipendenti in particolare per quanto riguarda le macchine timbracartellini. Le aziende possono scegliere tra una vasta gamma di orologi marcatempo e macchine timbracartellini a costi davvero interessanti ed alla portata di tutti. Le soluzioni sono talmente tante e così varie ed i costi talmente abbordabili da rendere la registrazione manuale delle presenze mediante l’uso di fogli di carta o fogli di calcolo (Excel) obsoleta e inutilmente faticosa.
In questo articolo analizzeremo le diverse tipologie di marcatempo timbracartellini disponibili, evidenziando le loro caratteristiche principali, vantaggi, svantaggi e costi. Inoltre, forniremo una utile guida per aiutare le aziende a scegliere la soluzione più adatta alle loro esigenze specifiche.
- Cos’è un Orologio Marcatempo?
- Orologi Marcatempo e Timbracartellini Meccanici
- Orologi Marcatempo Elettronici
- App di Rilevazione Presenze
- Conclusioni
Cos’è un Orologio Marcatempo?
Un orologio marcatempo, comunemente detto anche “marcatempo”, “timbracartellini” o “timbratore” è un dispositivo utilizzato per registrare gli orari di ingresso e di uscita dei dipendenti dal luogo di lavoro sia nel settore pubblico che in quello privato. Il loro funzionamento si basa su diverse tecnologie e le modalità di registrazione degli orari possono includere supporti cartacei per i marcatempo più tradizionali, l’utilizzo di memorie elettroniche, fino alla registrazione dei dati su servizi cloud. Esistono diverse tipologie di marcatempo, ognuna caratterizzata da tecnologie differenti. Le più comuni includono:
· Marcatempo Meccanici: Questi modelli utilizzano meccanismi a molla e cartellini di timbratura cartacei per registrare le ore di lavoro.
· Marcatempo Elettronici: Basati su tecnologie digitali, questi strumenti registrano le timbrature su memorie elettroniche ed in genere presentano funzioni più avanzate.
· Marcatempo Biometrici: Utilizzano tecnologie di riconoscimento come impronte digitali o scansioni facciali per garantire l’autenticità della registrazione.
· Sistemi Online e App di Rilevazione Presenze: Le soluzioni più recenti utilizzano la connettività Internet e il cloud per consentire la timbratura da qualsiasi dispositivo connesso inclusi smartphone, offrendo una gestione flessibile e in tempo reale delle presenze.
Timbracartellini Meccanici
I timbracartellini meccanici, funzionano attraverso un sistema meccanico o misto meccanico-elettronico. I dipendenti timbrano gli ingressi e le uscite mediante appositi cartellini cartacei ed i dispositivi stampano gli orari: “timbrano” fisicamente gli orari sul cartellino cartaceo. Alla fine della giornata lavorativa, o alla fine della settimana oppure alla fine del mese i cartellini vengono consegnati all’ufficio del personale per la raccolta dei dati e l’elaborazione delle ore lavorate ed al dipendente viene consegnato un nuovo cartellino vuoto. In genere il numero di timbrature giornaliere registrabili da una timbracartellini meccanica è limitato a 6 timbrature.
Sebbene il marcatempo meccanico possa sembrare un oggetto vintage che ci ricorda il personaggio del Ragionier Fantozzi e la celebre scena in cui “Fantozzi timbra il cartellino”, tale dispositivo è ancora molto utilizzato soprattutto in aziende storiche che hanno adottato un sistema di rilevazione presenze nel passato.
I marcatempo meccanici hanno costi di acquisto relativamente contenuti (variabili dai 150 ai 300 euro) e presentano come vantaggio l’indipendenza da internet e dalla tecnologia digitale, richiedono un notevole impegno nel trasferimento dei dati ed un costo operativo di acquisto dei cartellini. Occorre inoltre sostituire fisicamente il cartellino ogni volta che si riempie: tipicamente ogni settimana. Una volta che il cartellino si riempie occorre trasferire gli orari di ingresso e di uscita del dipendente nei sistemi di elaborazione cedolini paga manualmente con un’elevata possibilità di introdurre errori.
Tra i modelli oggi più venduti e utilizzati ci sono il QuickClocks QC500E e il Vevor Orologio Timbracartellini Marcatempo. Entrambi i modelli sono realizzati con una tecnologia mista che combina elementi elettronici e meccanici.
Orologi Marcatempo Elettronici
Gli orologi marcatempo elettronici funzionano con tecnologia digitale e registrano le timbrature su memorie digitali non volatili come quelle delle memorie usb.
In genere, il dipendente è dotato di un badge personale, una scheda di plastica delle dimensioni di una carta di credito (Formato ID1) dotata di un chip rfId. Avvicinando il badge al lettore presente sul marcatempo il dipendente viene identificato e la timbratura è registrata. Normalmente, prima di timbrare, il dipendente deve selezionare il tipo di timbratura: “ingresso” o “uscita”.
Molti timbracartellini elettronici registrano le timbrature nella memoria elettronica del dispositivo e richiedono un periodico intervento del personale IT o delle risorse umane per scaricare i dati su una memoria USB e per trasferirli su un computer nel quale vengono elaborati. Le elaborazioni possono avvenire attraverso software proprietari o in alcuni sistemi più semplici, i dati sono salvati in un formato CSV (Comma Separated Values) elaborabili e visualizzabi con un editor di testo o con excel.
Esistono modelli di Timbracartellini Elettronici più evoluti, dotati di collegamento a Internet. Questi modelli semplificano notevolmente la rilevazione delle presenze, in quanto inviano in tempo reale le timbrature a un software centrale in cloud, rendendo i dati immediatamente disponibili per il controllo dell’operatività lavorativa e per le attività di elaborazione.
I marcatempo digitali offrono una maggiore accuratezza nella registrazione degli orari, la possibilità di elaborazione dei dati e la redazione automatica dei report ad un prezzo molto simile o leggermente superiore a quello dei timbracartellini meccanici. Se corredati di software, sia locale che in cloud, semplificano notevolmente la gestione del personale, la rilevazione presenze, il calcolo delle ore lavorate e la preparazione delle buste paga. I costi di tali orologi marcatempo variano dai 300 ai 1.500 euro, a seconda del modello, della tecnologia e della presenza di un software per l’elaborazione dei dati.
Tra i vari modelli disponibili segnaliamo:
NG Teco Rilevazione Presenze: è un marcatempo elettronico tradizionale non dotato di software in cloud che consente di scaricare gli orari registrati in un formato compatiible con Excel.
BadgeMe BME01 è un marcatempo moderno, tecnologico ma semplicissimo da utilizzare, ha un costo contenuto e può essere integrato in un servizio rilevazione presenze in cloud.
Alcuni marcatempo elettronici sostituiscono l’identificazione del dipendente tramite badge con metodi biometrici, come impronta digitale o riconoscimento facciale. Sebbene queste tecnologie sembrino offrire maggiore sicurezza, il loro funzionamento richiede la registrazione dei dati biometrici del personale nell’apparecchio, il che può generare problematiche di privacy e conformità alle normative vigenti.
App di Rilevazione Presenze
Negli ultimi anni, le app di rilevazione presenze per smartphone hanno guadagnato popolarità per la loro flessibilità e convenienza, diventando una valida alternativa alle macchine tradizionali.
Queste app consentono ai dipendenti di registrare le proprie presenze direttamente tramite smartphone o tablet, offrendo una soluzione di timbratura intuitiva che può avvenire ovunque senza necessità di installazione di dispositivi fisici. Grazie alla geolocalizzazione l’azienda definisce delle aree di timbratura specifiche all’interno delle quali i dipendenti sono autorizzati a timbrare ed a registrare le timbrature. Tali aree sono dette punti di timbratura. Al di fuori dei punti di timbratura le timbrature non sono consentite e gli orari non sono registrati. Grazie ai punti di timbratura è possibile effettuare la rilevazione delle presenze praticamente ovunque a costi contenuti. Ad esempio all’aperto, su strade, cantieri, presso clienti.
Le app rilevazione presenze operano in cloud e consentono la disponibilità delle timbrature in tempo reale.
Un’app di rilevazione presenze è generalmente parte di un servizio di gestione dipendenti in cloud che offre numerose funzionalità utili a semplificare le attività di gestione del personale. Le funzionalità variano da servizio a servizio è possono includere la gestione del processo di richiesta ed approvazione dei permessi e delle ferie, la registrazione delle attività e delle commesse sulle quali il dipendente ha lavorato, una sistema di messaggistica da usare per esempio per l’invio delle buste paga, il controllo analitico delle attività di timbratura per evidenziare errori, ritardi, assenze ingiustificate e la generazione di report molto dettagliati nei quali sono calcolate precisamente le ore lavorate, gli straordinari, le ore di lavoro notturno e numerose altre possibilità.
In genere un servizio di rilevazione presenze si acquista sottoscrivendo un abbonamento mensile o annuale. Il costo è relativamente contenuto e può partire da 9,99 euro al mese per 9 dipendenti. I costi dell’abbonamento a un servizio di rilevazione presenze in cloud, come quelli di tutti i servizi digitali, dipendono dalla quantità di risorse e servizi utilizzati. Per questa tipologia di servizi in genere sono il numero di dipendenti, il numero di sedi e l’utilizzo di altri servizi correlati.
Conclusioni
La scelta del sistema di rilevazione presenze ed in particolare di un marcatempo è fondamentale per la gestione efficace delle presenze dei dipendenti di un’azienda. Nel 2025 c’è un’ampia possibilità di scelta tra diverse tecnologie ed a costi accessibili anche alle piccole medie imprese. Ogni opzione ha i suoi vantaggi e svantaggi. È importante considerare le esigenze specifiche della propria azienda, il budget a disposizione e le funzionalità richieste. In ultima analisi, investire nel giusto strumento di timbratura è un passo cruciale verso una gestione aziendale più efficace, un maggior controllo del personale e una maggiore soddisfazione dei dipendenti.
